Jak napisać list formalny po angielsku

Starając się o pracę w międzynarodowej firmie lub przedstawiając na piśmie ofertę klientowi z zagranicy prawdopodobnie będziemy musieli napisać list formalny po angielsku. Z pozoru nie wydaje się to być trudnym zadaniem, bo z pomocą przychodzą nam translatory czy też korektory tekstu. Te programy nie zadbają jednak o poprawność stylistyczną takiego listu i formy grzecznościowe. Niezależnie więc od tego, na jakim poziomie angielskiego jesteście, warto przypomnieć sobie najważniejsze zwroty używane w tego typu korespondencji.

List formalny po angielsku – wstęp

Na początku listu oczywiście powinniśmy napisać, do kogo kierujemy nasze pismo. Zwrot grzecznościowy i dane osobowe zapisujemy w lewym górnym rogu.  Zadbajmy również o to, aby w prawym górnym rogu znalazły się nasze dane lub dane firmy, którą reprezentujemy oraz data.

W zależności od tego, czy kierujemy list do  znanej nam z nazwiska osoby, czy też do większego ogółu użyjemy innych zwrotów grzecznościowych:

• Dear Sir/Madam – kiedy nie znamy nazwiska adresatów
  
• Dear Mr XYZ/ Mrs ABC – kiedy znane są nazwiska adresatów, a kobieta jest zamężna (Mrs)
  
• To Whom It May Concern: – do większego grona odbiorców, kiedy nie wiemy, kto będzie czytał ten list. Najczęściej stosowane, kiedy piszemy do jakieś większej instytucji lub firmy.
  
• Dear Ms Brown  ­– kiedy znamy nazwisko kobiety, ale nie wiemy czy jest zamężna
  
• Dear Dr Kelly/ Prof Jackman  – kiedy zwracamy się do osoby z konkretnym tytułem

We wstępie warto zaznaczyć, z jakiego powodu piszemy i kogo reprezentujemy. Możemy również nawiązać do znanej odbiorcy sytuacji, np. reklamacji zakupionego wcześniej produktu. Pomogą nam w tym następujące wyrażenia: 

• I am writing to you on behalf of… – Piszę do Państwa/Pana/Pani w imieniu…
  
• I am writing to you regarding… – Piszę do Państwa/Pana/Pani w sprawie…
  
• We are writing in connection with… – Piszemy do Państwa/Pana/Pani w związku z…
  
• I am writing to enquire about… – Piszę do Państwa/Pana/Pani z zapytaniem o…
  
• I would like to inform you… – Chciałbym/Chciałabym poinformować Państwa/Pana/Panią…
  
• In reply to your request/question … – W odpowiedzi na Państwa/Pana/Pani prośbę/zapytanie

Warto już na wstępie wspomnieć, że w listach formalnych nie powinniśmy stosować żadnych skrótów charakterystycznych dla mowy potocznej. W powyższych zdaniach znajdziecie więc formy typu I am writing, zamiast I’m writing.

List formalny po angielsku – rozwinięcie

W tej części listu należy rozwinąć myśl zasygnalizowaną we wstępie. Należy podać więcej szczegółów sprawy, której list dotyczy. Przykładowo, jeśli odpowiadamy na list z reklamacją klienta, poinformujmy go, jakie rozwiązanie proponujemy w tej sytuacji. Jeśli piszemy podanie o pracę, podajmy powód, dla którego chcemy w danej firmie pracować. Pamiętajmy, aby nie używać słów kolokwialnych ani phrasal verbs, które są charakterystyczne dla mowy potocznej. W zależności od treści listu, możecie posłużyć się jednym z poniższych wyrażeń:

Dobre wiadomości

• We are pleased to announce that… – Miło nam poinformować, że…
  
• I am delighted to inform you that …- Mam przyjemność poinformować, że…

Złe wiadomości

• After careful consideration we have decided … – Po rozpatrzeniu sprawy, zdecydowaliśmy…
  
• I am afraid it would not be possible to – Obawiam się, że nie będzie możliwe…

Prośba/pytanie

• I would be grateful if you could … – Byłbym/Byłabym wdzięczny/a, jeśli mogliby Państwo…
  
• Could you please send me… – Czy mógłby Pan/ mogłaby Pani wysłać mi….?

List formalny po angielsku – zakończenie

W tym akapicie warto podsumować raz jeszcze najważniejszą myśl całego listu oraz co ważne, wyrazić nasze oczekiwania względem stanowiska odbiorcy, np. prosimy o szybką odpowiedź lub przesłanie dodatkowych informacji. Zanim przejdziemy do pozdrowień i podpisu, pod koniec listu możemy jeszcze wspomnieć o tym, że dołączamy jakiś ważny dokument, np. CV lub broszurę z ofertą firmy.

• Please find attached the brochure.  – Broszurę znajdziecie Państwo w załączniku.
  
• I am attaching my CV for your consideration. – Załączam moje CV do Państwa wiadomości.

Na samym końcu możemy podziękować odbiorcy za jego czas i współpracę oraz pożegnać się używając jednego z grzecznościowych zwrotów:

• Should you have any questions, please do not hesitate to ask. – Jeśli mają Państwo jakieś pytania, proszę śmiało je zadawać.
  
• I would be most grateful if you would look into this matter as soon as possible. – Będę bardzo wdzięczny za zapoznanie się ze sprawą tak szybko, jak to możliwe.
  
• Thank you for your help in this matter. – Dziękuję za Państwa pomoc w tej sprawie.
  
• I look forward to the possibility of working together. – Liczę na możliwości rozpoczęcia współpracy.
  
• Thank you for your time. – Dziękuję za poświęcony czas.
  
• Thank you in advance for your reply. –  Z góry dziękuję za odpowiedź.

Podpis

• Yours faithfully, – Z wyrazami szacunku, (kiedy adresat nie jest nam znany z nazwiska i zaczęliśmy list, np. od Dear Sir/Madam)
  
• Yours sincerely, – Z wyrazami szacunku, (kiedy znamy nazwisko adresata, a na początku napisaliśmy np. Dear Dr Kelly)

---

Czytaj również: Jak napisać CV po angielsku? Podpowiadamy!

---

Na koniec wykaz skrótów

Na koniec wykaz skrótów, które są dość często spotykane w formalnej korespondencji:

• asap = as soon as possible (tak szybko, jak to możliwe)
• cc = carbon copy (kiedy wysyłamy kopię listu lub maila do jeszcze jednej osoby i chcemy poinformować o tym odbiorcę)
• enc. = enclosure (załącznik)
• pp = per procurationem (łacińskie wyrażenie, którego używamy, kiedy podpisujemy list w imieniu innej osoby)
• RSVP = proszę o odpowiedź

Tekst napisała Magda, lektorka Fluentbe

4.27/5 (115)