Як написати офіційний лист англійською

При влаштуванні на роботу в міжнародну компанію або представленні письмової пропозиції клієнту з-за кордону, нам, ймовірно, доведеться написати офіційний лист англійською мовою. На перший погляд це не складне завдання, адже нам на допомогу приходять перекладачі чи коректори. Проте ці програми не дбають про стилістичну правильність листа та ввічливість форм. Тому незалежно від того, на якому рівні ви володієте англійською, варто запам’ятати найважливіші фрази, які використовуються в цьому типі листування.

Офіційний лист англійською мовою – вступ

На початку листа, звичайно, ми повинні написати, кому ми адресуємо наш лист. Ми розміщаємо назву та особисті дані у верхньому лівому куті. Ми також повинні переконатися, що наші дані або дані компанії, яку ми представляємо, і дата знаходяться у верхньому правому куті.

Залежно від того, чи адресуємо ми листа особі, яку знаємо на ім’я, чи широкому загалу, ми будемо використовувати інші ввічливі вирази:

Dear Sir/Madam – коли ми не знаємо імен адресатів
Dear Mr XYZ/ Mrs ABC – коли відомі імена адресатів і жінка вийшла заміж (Mrs)
To Whom It May Concern: – на широку аудиторію, коли ми не знаємо, хто прочитає цей лист. Найчастіше використовується при листі до більшої установи чи компанії.
Dear Ms Brown – коли ми знаємо ім’я жінки, але не знаємо, чи вона заміжня
Dear Dr Kelly/ Prof Jackman – коли ми звертаємося до людини з певним титулом

У вступі варто згадати, чому ми пишемо і кого представляємо. Ми також можемо посилатися на ситуацію, відому одержувачу, наприклад, скаргу на раніше придбаний продукт. У цьому нам допоможуть наступні вирази:

I am writing to you on behalf of… – Пишу вам від імені…
I am writing to you regarding… – Я пишу вам з приводу…
We are writing in connection with… – Пишемо Вам у зв’язку з…
I am writing to enquire about… – Пишу до вас із запитанням про…
I would like to inform you… – Хочу повідомити…
In reply to your request/question … – У відповідь на Ваш пропозицію/питання

На початку варто зазначити, що в офіційних листах не слід вживати жодних скорочень, характерних для розмовної мови. У наведених вище реченнях ви знайдете форми на кшталт I am writing, замість I’m writing.

Формальний лист англійською мовою – подальший розвиток

У цій частині листа слід розробити ідею, зазначену у вступі. Будь ласка, надайте більш детальну інформацію щодо питання, якого стосується лист. Наприклад, якщо ми відповідаємо на лист зі скаргою клієнта, повідомте йому, яке рішення ми пропонуємо в цій ситуації. Якщо ми пишемо заявку на роботу, вкажіть причину, чому ми хочемо працювати в даній компанії. Пам’ятайте, що не можна використовувати розмовні слова чи фразові дієслова, які характерні для розмовної мови. Залежно від змісту листа ви можете використовувати один із наступних виразів:

Хороші новини

We are pleased to announce that… – Ми раді повідомити вам, що…
I am delighted to inform you that …- Я радий повідомити, що…

Погані новини

After careful consideration we have decided … – Розглянувши справу, ми вирішили…
I am afraid it would not be possible to – Боюся, це буде неможливо…

Запит / запитання

I would be grateful if you could … – Я був би вдячний, якби ви могли…
Could you please send me… – Не могли б ви надіслати мені….?

Формальний лист англійською мовою – закінчення

У цьому параграфі варто ще раз підсумувати найважливішу думку всього листа і, що важливо, висловити свої очікування щодо позиції одержувача, наприклад, ми просимо швидкої відповіді або додаткової інформації. Перш ніж ми перейдемо до привітань і підпису, ми також можемо згадати в кінці листа, що ми додаємо якийсь важливий документ, наприклад, CV або брошуру з пропозицією компанії.

Please find attached the brochure. – Брошуру можна знайти у додатку.
I am attaching my CV for your consideration. – Прикріплюю своє резюме до вашого повідомлення.

Наприкінці ми можемо подякувати одержувачу за його час і співпрацю, а також попрощатися однією з ввічливих фраз:

Should you have any questions, please do not hesitate to ask. – Якщо у вас виникли запитання, сміливо задавайте.
I would be most grateful if you would look into this matter as soon as possible. – Я був би дуже вдячний, якби ви могли прочитати це якомога швидше.
Thank you for your help in this matter. – Дякуємо за допомогу в цій справі.
I look forward to the possibility of working together. – З нетерпінням чекаю початку співпраці.
Thank you for your time. – Спасибі за ваш час.
Thank you in advance for your reply. – Наперед дякую за відповідь.

Підпис

Yours faithfully, – З повагою, (коли ми не знаємо адресата на ім’я і ми почали лист, напр. Dear Sir/Madam)
Yours sincerely, – З повагою, (коли ми знаємо ім’я адресата, і на початку ми написали np. Dear Dr Kelly)

Читайте також: Як написати резюме англійською? Ми допоможемо!

Назавершення, список скорочень

Нарешті, список скорочень, які є досить поширеними в офіційному листуванні:

asap = as soon as possible (якнайшвидше)
cc = carbon copy (коли ми надсилаємо копію листа або електронної пошти ще одній особі та хочемо повідомити про це одержувача)
enc. = enclosure (додаток)
pp = per procurationem (Латинський вираз, який ми використовуємо, коли підписуємо лист від імені когось іншого)
RSVP = будь-ласка дайте відповідь

Текст написала Магда, викладач Fluentbe

Як написати офіційний лист англійською 5/5 (3)