Starając się o pracę w międzynarodowej firmie lub przedstawiając na piśmie ofertę klientowi z zagranicy prawdopodobnie będziemy musieli napisać list formalny po angielsku. Z pozoru nie wydaje się to być trudnym zadaniem, bo z pomocą przychodzą nam translatory czy też korektory tekstu. Te programy nie zadbają jednak o poprawność stylistyczną takiego listu i formy grzecznościowe. Niezależnie więc od tego, na jakim poziomie angielskiego jesteście, warto przypomnieć sobie najważniejsze zwroty używane w tego typu korespondencji.
List formalny po angielsku – wstęp
Na początku listu oczywiście powinniśmy napisać, do kogo kierujemy nasze pismo. Zwrot grzecznościowy i dane osobowe zapisujemy w lewym górnym rogu. Zadbajmy również o to, aby w prawym górnym rogu znalazły się nasze dane lub dane firmy, którą reprezentujemy oraz data.
W zależności od tego, czy kierujemy list do znanej nam z nazwiska osoby, czy też do większego ogółu użyjemy innych zwrotów grzecznościowych:
- Dear Sir/Madam – kiedy nie znamy nazwiska adresatów
- Dear Mr XYZ/ Mrs ABC – kiedy znane są nazwiska adresatów, a kobieta jest zamężna (Mrs)
- To Whom It May Concern: – do większego grona odbiorców, kiedy nie wiemy, kto będzie czytał ten list. Najczęściej stosowane, kiedy piszemy do jakieś większej instytucji lub firmy.
- Dear Ms Brown – kiedy znamy nazwisko kobiety, ale nie wiemy czy jest zamężna
- Dear Dr Kelly/ Prof Jackman – kiedy zwracamy się do osoby z konkretnym tytułem
We wstępie warto zaznaczyć, z jakiego powodu piszemy i kogo reprezentujemy. Możemy również nawiązać do znanej odbiorcy sytuacji, np. reklamacji zakupionego wcześniej produktu. Pomogą nam w tym następujące wyrażenia:
- I am writing to you on behalf of… – Piszę do Państwa/Pana/Pani w imieniu…
- I am writing to you regarding… – Piszę do Państwa/Pana/Pani w sprawie…
- We are writing in connection with… – Piszemy do Państwa/Pana/Pani w związku z…
- I am writing to enquire about… – Piszę do Państwa/Pana/Pani z zapytaniem o…
- I would like to inform you… – Chciałbym/Chciałabym poinformować Państwa/Pana/Panią…
- In reply to your request/question … – W odpowiedzi na Państwa/Pana/Pani prośbę/zapytanie
Warto już na wstępie wspomnieć, że w listach formalnych nie powinniśmy stosować żadnych skrótów charakterystycznych dla mowy potocznej. W powyższych zdaniach znajdziecie więc formy typu I am writing, zamiast I’m writing.
List formalny po angielsku – rozwinięcie
W tej części listu należy rozwinąć myśl zasygnalizowaną we wstępie. Należy podać więcej szczegółów sprawy, której list dotyczy. Przykładowo, jeśli odpowiadamy na list z reklamacją klienta, poinformujmy go, jakie rozwiązanie proponujemy w tej sytuacji. Jeśli piszemy podanie o pracę, podajmy powód, dla którego chcemy w danej firmie pracować. Pamiętajmy, aby nie używać słów kolokwialnych ani phrasal verbs, które są charakterystyczne dla mowy potocznej. W zależności od treści listu, możecie posłużyć się jednym z poniższych wyrażeń:
Dobre wiadomości
- We are pleased to announce that… – Miło nam poinformować, że…
- I am delighted to inform you that …- Mam przyjemność poinformować, że…
Złe wiadomości
- After careful consideration we have decided … – Po rozpatrzeniu sprawy, zdecydowaliśmy…
- I am afraid it would not be possible to – Obawiam się, że nie będzie możliwe…
Prośba/pytanie
- I would be grateful if you could … – Byłbym/Byłabym wdzięczny/a, jeśli mogliby Państwo…
- Could you please send me… – Czy mógłby Pan/ mogłaby Pani wysłać mi….?
List formalny po angielsku – zakończenie
W tym akapicie warto podsumować raz jeszcze najważniejszą myśl całego listu oraz co ważne, wyrazić nasze oczekiwania względem stanowiska odbiorcy, np. prosimy o szybką odpowiedź lub przesłanie dodatkowych informacji. Zanim przejdziemy do pozdrowień i podpisu, pod koniec listu możemy jeszcze wspomnieć o tym, że dołączamy jakiś ważny dokument, np. CV lub broszurę z ofertą firmy.
- Please find attached the brochure. – Broszurę znajdziecie Państwo w załączniku.
- I am attaching my CV for your consideration. – Załączam moje CV do Państwa wiadomości.
Na samym końcu możemy podziękować odbiorcy za jego czas i współpracę oraz pożegnać się używając jednego z grzecznościowych zwrotów:
- Should you have any questions, please do not hesitate to ask. – Jeśli mają Państwo jakieś pytania, proszę śmiało je zadawać.
- I would be most grateful if you would look into this matter as soon as possible. – Będę bardzo wdzięczny za zapoznanie się ze sprawą tak szybko, jak to możliwe.
- Thank you for your help in this matter. – Dziękuję za Państwa pomoc w tej sprawie.
- I look forward to the possibility of working together. – Liczę na możliwości rozpoczęcia współpracy.
- Thank you for your time. – Dziękuję za poświęcony czas.
- Thank you in advance for your reply. – Z góry dziękuję za odpowiedź.
Podpis
- Yours faithfully, – Z wyrazami szacunku, (kiedy adresat nie jest nam znany z nazwiska i zaczęliśmy list, np. od Dear Sir/Madam)
- Yours sincerely, – Z wyrazami szacunku, (kiedy znamy nazwisko adresata, a na początku napisaliśmy np. Dear Dr Kelly)
Czytaj również: Jak napisać CV po angielsku? Podpowiadamy!
Na koniec wykaz skrótów
Na koniec wykaz skrótów, które są dość często spotykane w formalnej korespondencji:
- asap = as soon as possible (tak szybko, jak to możliwe)
- cc = carbon copy (kiedy wysyłamy kopię listu lub maila do jeszcze jednej osoby i chcemy poinformować o tym odbiorcę)
- enc. = enclosure (załącznik)
- pp = per procurationem (łacińskie wyrażenie, którego używamy, kiedy podpisujemy list w imieniu innej osoby)
- RSVP = proszę o odpowiedź
Tekst napisała Magda, lektorka Fluentbe