Site icon Fluentbe Blog

Jak pisać oficjalne maile po angielsku? ✉

Dominika
Laptop - oficjalne maile po angielsku

Chcecie napisać  formalny lub biznesowy e-mail, ale nie wiecie w jaki sposób  powinien wyglądać, co zawierać, jaką powinien mieć formę?
Poniżej znajdziecie porady o tym,  jak poprawnie komponować oficjalne maile po angielsku. Dodatkowo dostaniecie wiele przydatnych zwrotów, które możecie zastosować w Waszych mailach.

Od czego zacząć?

Jak wiecie, e-mail to nic innego jak elektroniczna wersja tradycyjnego listu, który rządzi się swoimi prawami.  Korespondencja mailowa ma nieco mniej formalne znaczenie, niż oficjalny list pisany, jednakże występują pewne podobieństwa co do języka, którym powinniśmy się posługiwać oraz formy, jakiej powinniśmy się trzymać.

Powinniśmy unikać używania języka potocznego, oraz skrótów takich jak: “I’m”, “don’t” czy też “ASAP” (As soon as possible).

Struktura listu e-mail tak, jak w większości form pisemnych powinna zawierać:

  1. Wstęp
  2. Rozwinięcie
  3. Zakończenie

Dodatkowo powinien pojawić się temat naszej wiadomości, który jest główną różnicą pomiędzy listem tradycyjnym, a mailem.

Jak napisać temat wiadomości?

Temat powinien być krótki i zwięzły, ale przede wszystkim powinien zapowiadać  czego dotyczy nasz list lub jaki jest jego powód. Ogólnie rzecz biorąc, powinniśmy unikać pisania tematu typu: “Hi!”, “Important’’ lub “How are you?”, ponieważ są one nieprecyzyjne oraz brzmią przypadkowo.

Naszą wiadomość możemy zatytułować np. : “Fluentbe – Interview invitation”. W samym tytule, widzimy kto do nas napisał i w jakiej sprawie.

Czytaj też: Spotkania biznesowe po angielsku

Jak rozpocząć maile po angielsku?

Oczywiście na początek powinniśmy przywitać naszego odbiorcę. Mamy do czynienia z listem oficjalnym więc forma typu: “Hello Michael” lub “Hi Jack”  nie będzie na miejscu. Musimy zastosować bardziej formalną oraz grzecznościową formę:

  1. Dear Michael,
  2. Dear Mr Jennings,
  3. To whom it may concern,
  4. Dear Sir/Madame,
  5. Dear Joanna Clarke,

Ważne jest, aby pamiętać o postawieniu przecinka po imieniu, a także sprawdzić jaki tytuł ma nasz adresat np: Mr, Mrs lub Ms.
Panowie – stawiamy Mr, Panie – Mrs lub Ms.  
Jeżeli wiemy, że dana Pani jest mężatką, to stosujemy Mrs, panną – Ms.

Czasami możemy nie być pewni, który tytuł powinniśmy wybrać, więc można zastosować bezpieczną wersję i ominąć tytuł, ale napisać pełne imię, tak jak w podanym wyżej przykładzie piątym.

Możemy też nie wiedzieć, kto dokładnie jest naszym odbiorcą, wtedy możemy użyć sformułowań z przykładów 3. lub 4.

Jak napisać wprowadzenie?

Następnie powinniśmy napisać zdanie wprowadzające, które od razu będzie informowało odbiorcę w jakim celu piszemy. Możemy użyć zwrotów typu:

Jeżeli zwracamy się z prośbą:

Jeżeli chcemy przekazać daną informację:

Jeżeli chcemy złożyć przeprosiny:

Jeżeli piszemy w sprawie skargi lub zażalenia:

Jak rozwinąć oficjalne maile po angielsku?

W tej części naszego formalnego maila powinniśmy krótko i zwięźle wyjaśnić, co chcemy uzyskać poprzez naszą wiadomość. Starajmy się zachować spójność, pamiętajmy, aby email nie był przesadnie długi – 5 akapitów zdecydowanie  nam wystarczy. Pamiętajmy, że jest to oficjalny e-mail, więc omijajmy używanie emotikon, skrótów oraz niektórych rodzajów czcionek.

Przykłady przydatnych zwrotów:

Jak napisać zakończenie?

Na zakończenie powinniśmy podsumować naszą wiadomość, pozdrowić naszego adresata i podpisać się. Przydatne zwroty:

Przykłady pozdrowień:

Jeżeli znamy już tą osobę możemy napisać w sposób nieco mniej formalny:

Po tym stawiamy nasz podpis. Możemy podpisać się pełnym imieniem i nazwiskiem lub samym imieniem, a także uwzględnić nasze stanowisko w firmie, dane kontaktowe.

I gotowe! Mamy nadzieję, że dzięki naszym wskazówkom pisanie oficjalnego maila po angielsku stanie się dla Was bułką z masłem. Dajcie znać, które rady lub wyrażenia były dla Was najbardziej pomocne. A może marzy Wam się biznesowy kurs angielskiego? Sprawdźcie ofertę angielskiego dla firm.

Tekst napisała Karolina, lektorka Fluentbe

Najczęstsze pytania

Jak powinny być zbudowane maile po angielsku? ?

Mail, jak większość form pisemnych, powinien zawierać wstęp, rozwinięcie i zakończenie. Ponadto musimy pamiętać o tytule wiadomości i podpisie.

Jak przywitać się w mailu?

W zależności od tego, do kogo nasz mail jest skierowany, powinniśmy się odpowiednio przywitać. Tutaj są różne opcje:
Dear Michael,
Dear Mr Jennings,
To whom it may concern,
Dear Sir/Madame,
Dear Joanna Clarke,

Jak rozpocząć wiadomość?

Tutaj też mamy kilka możliwości, uzależnionych od naszych intencji. Możemy zacząć naszego maila po angielsku na przykład tak:
I am writing with regards to… – Piszę w związku z…
I am contacting you to… – Kontaktuję się z tobą, aby…
I am writing in connection with… – Piszę w nawiązaniu do…

Jak się pożegnać w mailu po angielsku? ?

Możliwe zwroty na zakończenie:
Yours faithfully,
Hope to hear from you soon.
Best regards,

Exit mobile version